Contar con un formato de nómina te ayudará a determinar el pago y descuentos que debes hacerle a un trabajador de tu empresa. En este artículo te enseñaremos qué debes tomar en cuenta.
Formato de nómina
Es importante que todo negocio o empresa lleve un formato de nómina para que la gestión y organización en la parte administrativa al momento de pagar el sueldo y salario a cada trabajador sea eficiente y rápida, además de realizar los cálculos de los descuentos de ley de manera precisa.
Para eso, toda empresa debe contar con un departamento exclusivo para que lleve el cálculo de las nóminas, también es posible la contratación de empresas externas para que lleve la gestión de la creación de las nóminas.
Los formatos de nómina te permiten simplificar y agilizar el proceso del pago de nómina de tus empleados que como dueño de una empresa o negocio, o si bien eres el encargado del departamento que lleva este control, debes llevar.
Por ello, inicialmente debes tener presente es el diseño que debe tener el formato de recibo de nómina en Excel México, para que lleves de manera adecuada la nómina de tus empleados.
Creación de un Formato de Nómina
Para generar un formato de nómina tienes que recordar algunos aspectos que determinarán lo que obtendrá o se le descontará al empleado y que deberás tener en cuenta mientras haces tus cálculos. Debes tener en cuenta lo siguiente:
- Tipo de contrato: Debes diferenciar cuál jornada es la que está teniendo el trabajador, porque no es lo mismo tener un trabajador en todo el día que parcialmente, tampoco es igual que tenga un contrato indefinido a tener un contrato con lapso establecido. Para cada caso, se le calcula el porcentaje en Seguridad Social y determinará los descuentos y asignaciones que corresponda.
- Convenio Colectivo: Esto afecta los complementos salariales que recibe el trabajador, esto es igual al cobro de las horas extras y lo recibido no salarial.
- Situación personal del trabajador: De acuerdo al estado civil del trabajador y a la cantidad de hijos que tenga, el cálculo del IRPF será distinto para cada quien. Por ello, es esencial que solicites esta información antes de realizar la nómina.
- Pagos extras: Para aplicar el IRPF también es importante conocer si los pagos tendrán prórroga o si se pagarán puntualmente a lo largo del año.
- Bajas Justificadas: También debes considerar si el empleado se ha ido de baja médica o por paternidad o maternidad, porque se toma en cuenta dentro de la nómina.
¿Cómo realizar un formato de nómina?
Si aún no te has familiarizado con el formato de nómina, no importa, en el próximo apartado te enseñaremos algunos pasos muy fáciles para llenar un formato recibo de nómina. Pero antes, debes establecer el período de la nómina, si es cada 15 días o 30 días, tú escoges. Luego de haber definido esto, puedes realizar los siguientes pasos:
Registra los cambios
Es necesario que establezcas los cambios tales como:
- Alta o baja de empleados
- Modificaciones salariales
Debes ser cuidadoso cuando realices estos cambios, cualquier cosa que registres debes presentarlo al IMSS en los siguientes cinco días después de haber hecho el cambio.
Calcula las percepciones
Existen varios tipos de percepciones, es el caso del sueldo bruto, prima vacacional, vacaciones o los fondos de ahorro, entre otros. En cambio las percepciones extraordinarias son los bonos, comisiones, tiempos extras y los premios.
Cálculo de deducciones
Debes definir las deducciones que pasen todos los períodos como IMSS, ISR, INFONAVIT y el fondo de ahorro. Por otra parte, las deducciones extraordinarias son: las faltas, la pensión alimenticia, préstamos y las incapacidades.
Verifica los RFC
Es imprescindible que verifiques cuál es el Registro Federal del Contribuyente de cada uno de tus empleados.
Pago de los empleados
Existen múltiples opciones para que puedas pagarle a tus trabajadores, te podemos mencionar las siguientes:
- Sistema de Transferencias y Pago: Con esto puedes ejecutar acciones en tiempo real en un horario que sea continuo con la seguridad tecnológica que brinda el Banco de México a los integrantes de SPEI. Es posible accionar un gran número de transferencias y puedes con ello agilizar tus procesos de pago y el único requisito que deben cumplir tus trabajadores es que tengan una cuenta “CLABE” de 18 dígitos.
- Bancos: Para que puedas efectuar el pago del salario de tus empleados , es imprescindible que generes un layout de dispersión bancaria, desde la banca por internet del banco de tu preferencia.
- Cheques: Si decides pagarle a tus empleados por medio de cheques o talonarios bancarios, no debes olvidar pedirle al trabajador que firme la nómina cuando le entregues el duplicado y así tengas constancia del pago que le has realizado.
- Efectivo: Debes tener disponible recursos en efectivo para darle entrega a cada empleado su pago por sueldo y salario. Hoy en día el pago en efectivo no es muy común que se realice, salvo algunas empresas de construcción recurren a esta forma de pago por el riesgo inherente.
Certificar los pagos realizados
Esto también se le llama timbrar la nómina y esto es que debes validar los pagos que realices a cada empleado de tu empresa.
Para ello debes primero enviar la nómina en formato .txt o.xml al Proveedor Autorizado de Certificaciones que utilices, con esto comprobarás si cumple con los requisitos del Sistema de Administración Tributaria, si es positiva, el timbrado será automático. Si no es comprobado, debes corregir lo que esté incorrecto y enviarlo de nuevo.
Mandar los recibos de nómina
Esto es un requisito que deben entregar las empresas ya que es imprescindible la entrega y descarga de recibos de formato de nómina a los empleados y que la copia que quede en la empresa esté firmada por el empleado.
Para hacer esta entrega, puedes utilizar un Proveedor Autorizado de Certificaciones ya que te hará llegar los recibos al correo que hayas registrado en esta plataforma para luego tu mismo reenviárselos a cada trabajador.
Cálculo del pago de impuestos
Luego de haber realizado todos los procesos anteriores, es importante que también saques el cálculo de los impuestos que debes pagar, tales como:
- Cuotas de los obreros patronales (IMSS/INFONAVIT)
- Impuesto sobre la nómina
- ISR de retenciones por salarios.
Procesos extraordinarios de nómina
Debes tener en cuenta estos procesos:
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU): Este es un pago anual que debes realizarle a los trabajadores ya que es el aporte que debes pagarle a cada uno de ellos, cumpliendo con la Ley Federal del Trabajo.
- Gratificación anual: Esto es lo que se llama el aguinaldo que se le da a los trabajadores a fin de año, siendo un monto de al menos 15 días de sueldo por cada año laborado.
Si aún tienes dudas sobre el llenado y/o el formato de nómina que se ajuste a tus necesidades, entra en el siguiente enlace para que verifiques los diferentes formatos que puedes escoge.
También te invitamos a que visites este enlace si estás interesado en pedir un crédito hipotecario Banorte. Te enterarás de todo lo que debes hacer para obtenerlo.