¿Sabe usted que un error de forma o fondo puede convertir un despido procedente en improcedente? Le mostramos los requisitos cartas de despidos, sea trabajador o empresario.
Conoce los requisitos para cartas de despidos
Una de las labores más pesadas, menos divertidas y que generan mucho estrés en el departamento de recursos humanos de una empresa es la de culminar la relación laboral de un empleado.
Para ello, además de hablar directamente con el empleado para informarle la terminación de su tiempo en la empresa, es necesario el uso de documentos para comunicar formalmente el cese de las labores de un empleado, estos son las cartas de despido; las cuales deben contar con unas características: los requisitos cartas de despidos.
Vale destacar que, la carta de despido explica los motivos de la finalización de la relación laboral con el trabajador, decisión que por lo general es unilateral del empleador, además de establecer de forma clara la fecha en la que el destinatario deberá abandonar su puesto. Este documento funciona como una protección legal para la empresa.
Por último y no menos importante, se debe resaltar que la ley exige el acatamiento de un grupo de requisitos formales, puesto que una redacción tergiversada o incompleta de la carta de despido, puede resultar en que este último sea considerado nulo o improcedente.
Pasos para escribir y cumplir con los requisitos para cartas de despidos
Estos requisitos o denominadas también exigencias legales, pueden variar en algunos detalles según el tipo de despido que se lleve a cabo. Aquí encontraremos los requisitos para cartas de despidos de manera general.
La cartas de despidos deben tener un formato correcto
Contar con un formato apropiado no cambiará el contenido de la carta pero, mostrará profesionalismo y seriedad. No debe extenderse más de una página, debe ser concisa y concreta.
Encabezado adecuado
Debe quedar claramente establecido en él, quién es el emisor y el destinatario de la carta, la intención es evitar cualquier tipo de confusiones sin que el encabezado sea extenso, así como darle formalidad. No deje de incluir:
- Nombre y dirección de la empresa alineados a la derecha.
- Nombre y puesto del destinatario alineados a la izquierda.
- Fecha de envío alineada a la izquierda.
Puede agregar también la información de contacto del trabajador, como su dirección de correo electrónico, su teléfono o su dirección de habitación. Muy importante, para evitar confusión con alguien más se debe escribir el nombre completo del empleado y en caso que la carta se deba usar como evidencia se colocan los datos de la empresa como protección legal.
Usar el nombre de pila del trabajador
Aun cuando se está lidiando con un tema delicado, se debe ser cordial sin rebasar ningún límite. Un saludo estandarizado como “Apreciable” o “Estimado” será suficiente, usando el nombre de pila pues, no se trata de una carta genérica.
La introducción debe ser clara y concreta
Es necesario dejar muy en claro el motivo de la carta desde el primer párrafo, aun cuando se vea como normal tratar de usar eufemismos que ayuden a suavizar la intención.
En este espacio de la carta de despido, se deben usar 4 o 5 líneas para explicarlos detalles básicos: que se está terminando con una relación laboral, mencionar cuál es el puesto que desempeñaba el empleado, su antigüedad y tipo de contrato, sin olvidar incluir el último día de trabajo del trabajador.
Explicar los motivos del despido
Existen muchas causas por las cuales una empresa puede decidir despedir a un trabajador , las más comunes pueden ser: la mala conducta, el absentismo laboral o el recorte de personal por reducción del presupuesto; por tanto, el párrafo siguiente a la introducción debe contener los motivos por los cuales se decidió cesar la relación laboral.
No importa cuál sea la razón, se debe explicar de forma clara, incluso puede mencionar artículos o sesiones del Estatuto de los Trabajadores en los que se está respaldando. Es mejor dar todos los detalles para no dejar espacio a dudas.
Menciona el tipo de indemnización o finiquito que se recibirá (sólo si aplica)
Es necesario especificar si el trabajador recibirá algún tipo de compensación y cuáles son sus características. El patrono puede estar obligado a pagar el salario correspondiente y la parte proporcional a las pagas extraordinarias dependiendo del tipo de despido y de si este es procedente o improcedente.
Siempre es mejor dejar por escrito el tipo de finiquito y la cantidad a pagar, solo para tenerlo como evidencia y evitar cualquier equivocación, además de mencionar específicamente qué ley lo soporta y cubre. Puede encontrar información sobre las indemnizaciones y los tipos de despido en este artículo.
El trabajador debe firmar la carta de despido
Con la intención de dejar prueba fiel y dejar por sentado que el futuro ex empleado está consciente de las circunstancias y la forma de proceder con el término de la relación laboral, es necesario contar con la firma del trabajador, para atestiguar que este la recibió y comprende claramente. Sin embargo, por razones de desacuerdo, incomprensión o desacato, a veces se dan casos en los que el empleado se rehúsa a firmar el documento.
Si esto llegara a pasar, hará falta que dos testigos (por lo general empleados de la empresa) firmen el documento para garantizar que la carta fue entregada al destinatario correcto en tiempo y cumpliendo con el correcto proceder.
Para terminar, si usted es empresario o empleador, debe tomar en cuenta que no seguir los requisitos para cartas de despidos, puede convertir el hecho en improcedente aunque en realidad existan motivos suficientes para llevarlo a cabo.
Si usted es trabajador, debe revisar con cuidado el efecto del despido; puede firmar “no conforme” para así revisar posteriormente, que la carta esté acorde con todas las exigencias legales y están correctas las diferentes partidas del finiquito.
En conclusión, tanto para quien despide como para el despedido, la carta de despido como documento formal y parte del procedimiento es indispensable, para uno por ser argumentativa, explicativa y probatoria de que se actuó de manera correcta; para el otro, por ser la portadora de las malas nuevas pero también la prueba de una posible injusticia.