La cuenta de cobro, es un documento que ha sido muy importante en Colombia hasta el momento. Por eso hoy hemos decidido mostrarte algunos puntos sumamente claros, en especial el como hacer para adquirir una de ellas.
Cuenta de cobro
Una cuenta receptora no es más que un documento emitido por una persona a otra persona o entidad, con el propósito de solicitar el pago del valor adeudado por la prestación de servicios, trabajo o cualquier motivo comercial. Un dato a considerar es que si este documento se utiliza como soporte ante la Dian, el documento no es válido, por lo que si los ciudadanos no están obligados a emitir una factura y emitir este documento, la persona que recibe el documento también debe realizar una transacción equivalente.
¿Cuál es la información que debe contener?
- Nombre o razón social.
- El vendedor o la persona responsable de la prestación de los servicios debe contar con el NIT.
- Número en secuencia de la venta.
- Fecha de la apertura de la cuenta de cobro.
- Información de los servicios o bienes comercializados. En está parte, si lo deseas, puedes realizar una descripción general o específica.
- Costo de la transacción.
Debes saber que no existe una estructura estándar para este tipo de documento, solo te proporcionamos la información básica que debe llevar. Dado que no existe un modelo cuenta de cobro único, puedes cambiar ligeramente su orden o en tal caso, el formato cuenta de cobro.
¿Cómo hacer una cuenta de cobro?
Ahora que conoces toda la información que debes tener en consideración sobre la cuenta de cobro, les brindaremos algunos consejos que deben tomar en cuenta al momento de crear una de estás cuentas.
- Ten un número de serie o un número consecutivo. Esto no es lo que el cliente quiere que hagas, ni es lo que tienes que hacer. Sin embargo, esto es importante para ti, porque con él puedes tener un mejor control. Como resultado, tendrá una comprensión más clara de quién le debe y a quién se prestan los servicios.
- Describe los métodos de pago. Se recomienda la cuenta bancaria a la que se dirigirán los fondos y una fecha límite de pago. Puede ser entre 15 o 45 días desde la fecha de ejecución del servicio al cliente.
- Especifica los productos, como también los servicios prestados. Esto es muy relevante para que los clientes puedan comprender el monto del pago adeudado. De esta forma, puede evitar quejas que puedan surgir en el futuro o que requieran servicios adicionales que estés dispuesto a brindar.
- Si el cliente te debe algo de valor, debes incluirlo. Si no están incluidos en este documento, no importa lo que sean, te resultará difícil obtenerlos.
- Entrega una copia del RUT junto con la cuenta de cobro. Cuando quieras entregar este documento, debes hacerlo con una copia de RUT (puedes obtenerlo a través del sitio web oficial de Dian). Esto ayuda a evitar cualquier error en la retención.
¿Qué debo hacer para que sea valedera?
Para que el documento tenga validez confiable para personas jurídicas como Dian, la empresa debe contar con uno semejante a la factura, que es el respaldo que debe realizar el comprador. Este documento organizado por el comprador debe contener todo el contenido estipulado en el artículo 771-2 del Reglamento Fiscal.
Además de los documentos semejantes a la factura, los otros documentos que tienen que adjuntarse a la cuenta de cobro son el RUT del vendedor o de la persona que brinda el servicio, y los requisitos para este documento siempre deben hacerse a la persona que realiza el negocio.
Por otro lado, esto es necesario. Cuando se sabe que se deben realizar estos trámites, los ciudadanos que optan por adoptar u obtener el producto (cliente) por el servicio son responsables del impuesto al valor agregado y tienen la obligación de realizar la documentación equivalente a no solicitar el RUT. Luego de que la persona recibe la cuenta receptora, debe presentar un documento equivalente, porque se da cuenta de que tiene una obligación con la persona que abrió la cuenta receptora y por lo tanto, el documento es válido para la persona jurídica.
Formato de cuenta de cobro
Lo siguiente que queremos mostrarte es un formato que puede usarse como ejemplo de una cuenta receptora. Si lo deseas, puedes operar o cambiar los datos de la forma que creas necesario.
Ejemplo
CUENTA DE COBRO No. (ESCRIBA AQUÍ LA NUMERACIÓN)
Fecha: (ESCRIBA LA FECHA)
La empresa: (ESCRIBA EL NOMBRE DEL CLIENTE PUEDE SER PERSONA O EMPRESA)
Con NIT: (NUMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE)
DEBE A:
(ESCRIBA AQUÍ SU NOMBRE)
C.C (NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN SUYO)
LA SUMA DE:
(VALOR EN LETRAS) ($000000 valor en números)
Todo lo anterior por los siguientes conceptos:
Venta de uniformes deportivos.
Venta de calzados deportivos.
Venta de canchas deportivas.
Por favor pagar en la Cuenta de Ahorros Número (NUMERO DE CUENTA) del banco (NOMBRE DEL BANCO)
(NOMBRE)
C.C (NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN SUYO)
Teléfono: (escriba su teléfono)
Dirección: (ESCRIBA SU DIRECCÓN)
Además de este ejemplo, te dejaremos el documento por medio de este Formato de cuenta de cobro, enlace, para que así puedas visualizarlo de la mejor manera y a la vez, si así lo deseas, puedas dar uso a él.
¿Puedo usar una cuenta de cobro en mi empresa?
Cabe señalar que debes saber si puedes utilizar la cuenta de cobro para tu negocio. Aunque la respuesta para esto es muy simple, es necesario que tengas un poco de conocimiento al respecto. Por ello, una forma fácil de averiguarlo es si te has adherido al sistema de IVA simplificado, es decir, si no debes cancelar el IVA, en este caso, la cuenta receptora que puedes llegar a usar es una de cobro.
¿Qué hacer si no pagan una cuenta de cobro?
Para cobrar deudas por la fuerza de una cuenta de cobro, puedes presentar una demanda y pedirle a un juez civil o un pequeño juez de litigio que ordene una demanda, ordene el pago de la deuda o que se cumpla con la obligación de cancelar dicho monto establecido por la prestación del servicio.
Normalmente, este tipo de cuenta de cobro suele ser usada con mayor frecuencia en Colombia, ya sea por personas naturales con pequeñas compañías o negocios, como también algunas personas jurídicas.
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